Ökad kontroll över inkommande varuflöde kan spara hotellkedjor miljoner!
Inom hotell-, restaurang- och personalrestaurangbranschen beställs stora mängder livsmedel varje dag. Det är därför inte ovanligt att det ibland uppstår avvikelser mellan det som beställs och det som faktiskt levereras. Det har dock visat sig att avvikelserna är fler och större än många tidigare trott, och allt fler aktörer ser nu behovet av bättre kontroll över det inkommande varuflödet. Ett pilotprojekt med inköpssystemet Millum visar att rätt digitala åtgärder inte bara ger bättre överblick, utan även kan leda till besparingar i miljonklassen.
Digitalt inköpssystem effektiviserar processen för varumottagning och avvikelseregistrering
Behovet av bättre kontroll över inkommande varuflöde har länge varit känt inom storköksbranschen. Det har dock varit en utmaning att faktiskt uppnå denna kontroll. Många har antagit att avvikelserna är små, och att detaljerad kontroll kostar mer än vad avvikelserna är värda, eftersom processerna ofta är manuella och tidskrävande.
Efter att ha genomfört stickprov har dock flera aktörer inom branschen upptäckt att avvikelserna mellan vad leverantörerna uppger att de levererar och vad som faktiskt levereras är större än förväntat. Här rör det sig om avvikelser i varumärken, priser och skadade varor som hade kunnat krediteras eller ersättas. Många har därför börjat överge de analoga rutinerna till förmån för digitala lösningar. Ett av de tillgängliga systemen är inköpssystemet Millum. Med Millum sker både inköp, varumottagning och avvikelseregistrering elektroniskt – och därmed mycket mer effektivt. Resultatet är bättre översikt, färre fel och därmed betydande besparingar – både i tid och kostnader.
Miljonbesparingar med elektronisk varumottagning och avvikelseregistrering
Det säger sig självt att bättre kontroll av leveransavvikelser kan leda till stora besparingar – särskilt för hotell och restauranger som genomför stora inköp varje dag. Ändå blev resultaten från pilotprojektet med några av Millums inköpskunder i hotellbranschen en ögonöppnare.
Genom projektet började deltagarna använda Millums funktioner för elektronisk varumottagning och registrering av avvikelser. Resultatet blev en betydande ökning i både reklamations- och krediteringsgrad – långt över vad de hade förväntat sig. Pilotprojekten uppnådde sammantaget en ökning i reklamationsgraden med 4,13 % och i krediteringsgraden med 0,69 %.
För företag med varuinköp i hundramiljonersklassen innebär detta att ökad kontroll genom digitala processer kan leda till besparingar i miljonklassen. Pilotprojektet bekräftar därmed att det kostar betydligt mer att vänta med att digitalisera varumottagning och hantering av avvikelser än att implementera effektiva lösningar direkt.
