Hoppa till huvudinnehåll

Minska kostnader genom att använda ett inköpssystem

Att börja använda ett inköpssystem handlar om fokus på ökat resultat genom att ta större kontroll över eget företag, bland annat genom att reducera kostnader. Millum vet efter mer än 17 år i branschen att detta inte görs i en handvändning. Det gäller att få med hela företaget, från styrelserummet till deltidsanställda, på ett tankesätt om att effektivt kapa kostnader där det är möjligt.

Av: Sofie Vatle 28.06.2022 12:01

matbilde

Hur stor effekt man får av att börja använda ett inköpssystem beror på nuvarande utmaningar – och man måste bestämma sig för hur man skall investera i tid och energi, samt vilka strategiska ändringar man måste göra.

Att implementera ett inköpssystem som Millum Procurement, där all information om alla inköp som företas hos avtalsleverantörer samlas, ger en god översikt, kontroll och reduktion i kostnader. De företag som verkligen tar systemet med sig in i arbetsvardagen, vill skörda störst fördelar.

Bjørn Anskau

VD, Millum

Hur man implementerar och använder ett inköpssystem varierar från företag till företag. Det finns inget facit eller enkel plan att följa. Men genom att följa fem steg kan du ge företaget bästa möjliga start och riktning, som kommer att ge positiva resultat.

1. Skaffa dig översikt

Transparens och översikt över vad ditt företag köper från vem och hur mycket är steg ett. Genom att analysera och se på var utgifterna ligger, kan man identifiera och kategorisera utgiftsposterna och se på vilka lösningar som finns i samarbete med leverantörerna. Med ett elektroniskt inköpssystem kan du bestämma vilka leverantörer dina inköpare skall få handla från, och därmed reducera osäkerhet och få bättre kontroll på bland annat varukost.

Det viktigaste är att du har leverantörer som tillsammans med dig vill utveckla kundrelationen. Genom att samla inköp hos några fasta leverantörer ställer du starkare i förhandlingar och få bättre översikt över de löpande utgifterna.

Bjørn Anskau

2. Skaffa dig kontroll

När du har skaffat dig översikt så är det på tiden att ta tillbaka kontrollen. Om du i kartläggningen upptäcker att ni köper mycket i några kategorier eller från specifika leverantörer, bör du använda anledningen till att re-förhandla avtal för att få mer kontroll över kostnaderna.

Med ett elektroniskt inköpssystem kan du bestämma vilka leverantörer dina inköpare skall få handla från, och därmed reducera osäkerhet och få bättre kontroll på bland annat varukost.

 

Att städa upp bland alla avtal, skaffa större kostnadskontroll och begränsa rättigheter för köp kan verka som en administrativ mardröm. Men genom att använda ett inköpssystem kan man få ordning på alla dessa problem. Då kan man ge olika rättigheter, spåra köp, se avtalslojalitet och hitta de bästa och riktiga leverantörerna.

Bjørn Anskau

3. Effektivitet

När du har ordnat så att du har översikt och kontroll kan du äntligen börja hämta ut vinsterna. Nu kan du se på effekten av implementeringen. Det handlar om att optimera resursanvändningen.

En systematisering av inköpen skall frigöra resurser och låta de anställda använda tiden på det de kan bäst – nämligen att serva gästerna. Har du en standardmeny kan det sättas upp automatiska ordrar på inköpslistor med allt det man behöver.

Bjørn Anskau

4. Finstudera utgifter för att spara mer

Skall ett system ge största möjliga värde, är det viktigt att man hela tiden fokuserar på olika sätt att spara pengar. Om du har kontroll och översikt över vad företaget handlar och från vem, är det lättare att flytta fokus till att kapa kostnader, utan att det går ut över produkten som levereras. När kockarna kalkylerar och köper in det de skall tillaga genom ett system som Millum, så har de full kontroll på sina kostnader och kan därmed sätta ett passande försäljningspris ut ifrån kostnadsnivån i kalkylerna.

Men kom ihåg att avtalen med dina leverantörer är det viktigaste du har. Är de inte bra nog, spelar det ingen roll att du har de bästa kockarna eller ett välfungerande inköpssystem. Du måste hela tiden arbeta med dina avtal för att få de bästa villkoren.

Bjørn Anskau

5. Skapa värde på lång sikt

Skall du få nya kunder och behålla de existerande, handlar det först och främst om att bygga tillit och relationer för det långa loppet. Det är inte alltid lägst pris som vinner – det är lika viktigt med leveransgaranti, kvalitet, översikt och att man möter förväntningar. Speciellt efter att internet och e-handel gjort sitt intåg, har kraven från både köpare och leverantörer ändrats. Genom att följa dessa stegen sätter du dig själv i en god position för att vara en av de bästa inom inköp.

Bra avtal byggs över tid, och grundas på tillit och relationer. Möter du leverantören med öppna armar så kommer du att uppleva det samma tillbaka. Om båda sidor ser värde i samarbetet och har förståelse för motparten, så bygger man tillsammans goda relationer.

Bjørn Anskau

Källa: https://www.claritum.com/r/article/5-steps-to-procurement-best-practice